Az Exit Interjú

Az exit interjú célja

Az exit interjút, mint a HR egyik eszközét akkor tudjuk jó kontextusba helyezni, ha ismerjük a kialakulásának okát, azokat az igényeket és megoldandó feladatokat, mely mentén elindult az „exit evolúció”.

A szervezet teljesítőképességének kulcsa a hatékony erőforrás biztosítása, legyen az külső, vagy szervezeten belüli erőforrás. Ennek érdekében a szakma minden eszközzel igyekszik minimalizálni a fluktuációt, azaz a munkaerő áramlást. Mindez azért fontos, mert a magas fluktuációnak nagyok a költségei, és ezek a költségek nem csak a recruitment és HR költségekben mutatkoznak meg, hanem a betanulás, termelékenység oldalon is kimutathatóak és mértékük igen jelentős. Az exit interjú kialakulását is a fluktuáció csökkentésének igénye generálta, annak érdekében, hogy értsük a távozás okát és így preventív akcióterveket tudjunk megfogalmazni, valamint be tudjuk azonosítani, hogy esetlegesen a HR erőfeszítései ellenére máshol van a munkavállalók elégedettségi faktora, mint ahogy gondoltuk. Továbbá magyarázatot vagy segítséget kapjunk annak megértésében, hogy mely területeken kell erősödni, milyen hangulatban van a távozó munkavállaló, mi váltotta ezt ki, van-e globális probléma és ezen probléma lokalizálható-e?

A HR számára a munkaerőforrás gazdálkodásnak egyik fő fókusza a munkavállalók elégedettségének fenntartása, annak biztosítása, mely az egyéni és vállalati célokat igyekszik harmóniában tartani a teljesítmény érdekében. Ez a cél minél inkább megvalósul, annál inkább sikeres a munkaerő áramlás megfelelő szinten való tartása, ami az alacsony fluktuációt kell jelentse. A HR ezen céljának megvalósulása érdekében különböző eszközöket alkalmaz, egyik ilyen eszköz az exit interjú, úgy gondolom az eszköz alkalmazása által, fontos lehetőség rejlik a távozás megelőzésének analizálásában. Az exit interjú elsődleges célja, hogy a távozó munkavállaló döntésének okát feltárja, pontos, őszinte és lehetőleg objektív választ adjon a miértekre, az információgyűjtés nélkülözhetetlen kelléke. Az exit interjúnak önmagában nincs hatása, hiszen nem reakció, nem cselekvési terv, hanem információ gyűjtés, a távozó munkavállalók véleményének halmaza, mely komoly stratégiai értéket képvisel. Az exit interjút saját magam úgy definiálom, hogy a HR eszközöket támogató addicionális (diagnosztikai) módszer, melynek csak abban az esetben van hatása, ha annak eredményét feldolgozzuk és az eredményekre épülő, megfelelő akciótervet, stratégiát dolgozunk ki. Az eredményeket és okokat elemezve horizontálisan értelmezzük az összefüggéseket, úgy, hogy a problémák vertikumának skálázhatóságát maximalizáljuk.

Az Exit Interjú hatásai

A toborzásra gyakorolt hatások

A toborzás nehézségét a munkaerőpiac határozza meg, amely az elmúlt időszakban kritikus volt, hiszen a kereslet jócskán felülmúlta a kínálatot. A toborzási módszereket tekintve, megkülönböztetünk belső és külső módszereket. A belső keresés egyik lehetősége, az adatbanki információk alapján lehetséges munkavállalói megkeresés, mely adatbank a személyi adatlapokban keresendők és amennyiben ezt a HR következetesen és pontosan vezeti, frissíti, úgy abban az esetben, értékes információkkal rendelkezik a teljes állományt illetően, melynek következtében sikeres belső toborzást tud végrehajtani. Másik belső toborzási lehetőség, a megüresedett pozícióra való belső pályázat kiírása, melyet hírlevélben, intraneten, vagy egyéb más módon lehet hirdetni, attól függően, hogy a vállalati hírcsatorna milyen lehetőségeket biztosít. Belső toborzásnak hívhatjuk a visszahívást is, amikor egy már távozott munkavállalót visszahívnak és újból alkalmazzák. Népszerű fajtája a belső toborzásnak a munkavállalói ajánlás, ahol az alkalmazottak személyes kapcsolataik révén, barátot, ismerőst, vagy volt kollégát ajánlanak, mint közvetítők. Ez egy jól működő modell, mert a munkavállaló tisztában van a munkáltató igényével, ismeri a környezetet, feladatot, közösséget és így van ez az ajánlott oldaláról is, hiszen a személyes kapcsolat révén az ajánlott képességeinek, kompetenciájának és személyiségének ismeretében, mindezeknek birtokában van. A munkavállalói ajánlást motiválandó jellemző a plusz „bónusz”, egyfajta sikerdíj kifizetése az ajánlónak, ami gyakran egy plusz havi munkabért is jelenthet.

A külső toborzás esetében lehetőség van egy másfajta dinamikát, kapcsolati tőkét, tudást és kultúrát behozni, ami akár előny is lehet. A külső toborzást, hogy hogyan és hol végezze a HR, azt a stratégia szabja meg. A potenciális terület lehet munkaerőpiaci, ami az álláskeresőket, vagy egy másik vállalatnál dolgozók halmazát jelenti, és oktatási intézményekben való keresés. Lehetőségek nagy mértékben állnak rendelkezésre a keresési csatornákat illetően, melyek közül a legjellemzőbbek a következők:

• Közösségi média,
• fizetett állásportálok,
• vállalati honlapok,
• applikációk,
• karrierportálok,
• ügynökségek,
• ingyenes portálok.

Kedvelt és sok lehetőséget magába rejtő toborzási módszer, az oktatásból való toborzás, a következő lehetőségeket különböztetjük meg:

• Szakmai gyakorlat,
• duális képzés,
• közös kutatás,
• ösztöndíj,
• nyílt nap,
• állásbörze.

A toborzás egyre nagyobb kihívást és feladatot jelent a szakmának, hiszen egyik oldalon a munkaerőpiac alacsony kínálata nehezíti a feladatot, míg ennek következményeként a másik vállalattól való elcsábítás kísérletének mértéke növekszik. Amíg az egyik esetben a megtalálás és annak módszere a kihívás, addig a megtartás esetében tudni kell biztosítani azt a körülményt, hogy a munkavállalónak ne tudjon jobb ajánlatot adni a konkurencia. Úgy gondolom az exit interjú, csak a toborzás mennyiségére tud közvetett hatást gyakorolni, de ha sikeresen tudja a távozás okának „problémáját” feltárni és arra megfelelően reagálni, akkor a fluktuáció csökkenésének köszönhetően, a toborzási igény mértéke is csökken. Egy másik közvetett hatás, ha túl sok az elégedetlenül távozó munkavállaló, akkor rossz hírét viheti a vállalatnak, így csökkenhet a cég reputációja, ami tovább nehezíti a toborzást. Mindezt figyelembe véve, biztos vagyok benne, hogy a toborzás mértékének csökkentésére tökéletes eszköz, megoldás lehet, a megfelelően alkalmazott exit interjú.

A Kiválasztásra gyakorolt hatások

Egy sikeres toborzást követően, különböző módszerekkel, eszközökkel és technikákkal lehetőség van, több jelölt közül kiválasztani a megfelelő személyt, mely személy leginkább megfelel a kritériumoknak. A választott módszer függhet a munkakör jellegétől és a választási lehetőségek számától, figyelembe véve, hogy a teljes folyamat költsége arányban legyen a várt eredmény növekedéssel. Az önéletrajz, motivációs levél, referencia és bizonyítványok mellett, gyakran használnak jelentkezési lapot is, ezek összessége segít az előszűrésben, így rendelkeznek azokkal az információkkal, amik mentén kiválasztható a potenciális munkavállaló. Az előszűrést követően alkalmazott eszköz, az állásinterjú, melyet külön cikkben részletesen kifejtek. Bizonyos munkakörök esetében, munkaalkalmassági tesztet is használhatnak, mely egyfajta pszichológia teszt, mellyel az intelligenciát, a kreativitást, a személyiséget, a teljesítményt, vagy a szorongást hozzák felszínre, ennek vizsgálata mentén a következő intelligenciákat különböztetjük meg:

• Praktikus intelligencia,
• intuitív intelligencia,
• emocionális intelligencia.

Fizikai és szellemi dolgozók kiválasztásakor a munkamintapróba lehetősége rendelkezésre áll, ahol egy konkrét, jellemző fázist kell megcsinálni, legyen az egy hegesztés vagy prezentáció készítés. Az egyik legösszetettebb hatás, a kiválasztásra gyakorolt hatás, hiszen, ha jó az exit interjú, azaz valós visszajelzést kapunk, ezeket a visszajelzéseket stratégiánk megfogalmazásánál figyelembe veszünk, akkor javuló eredményeket kellene kapnunk, amiből az következhet, hogy nőhet a munkavállalói elégedettség. Ebben az esetben a toborzás intenzitása csökkenhet a fluktuáció alacsony szinten maradásának köszönhetően, ami a kiválasztási folyamat mennyiségét is csökkentheti. A kiválasztás másik aspektusa a cég reputációja miatti toborzást könnyítő mennyiségi jelentkezők számából való választási lehetőség. A jelenlegi munkaerő piacra, évek óta a nagyobb kereslet és kisebb kínálat jellemző, ezért egy jó nevű, a munkavállalók által kedvelt vállalathoz, szívesebben jelentkeznek a potenciális munkavállalók A harmadik pedig a minőség. A fent említett munkaerőpiaci állapot egyik következménye, hogy bizonyos szakmák „felhígultak”, azaz a nagy munkaerőhiány miatt alacsonyabb kompetencia szintű jelentkezőket is alkalmaznak a munkáltatók, annak érdekében, hogy ne maradjon hónapokon, vagy akár éveken keresztül betöltetlen egy-egy pozíció. Úgy ítélem meg, hogy sajnos a szakértelem és a hozzáértés hiánya előbb, vagy utóbb minőségi és termelékenységi problémákat hordozhat magában, aminek gazdasági vetülete egyértelművé válik.

A beillesztésre gyakorolt hatások

„A kiválasztási eljárás záró akkordja az állásajánlatot elfogadóval történő szerződéskötés, melynek formai és tartalmi előírásait a munka törvénykönyvéről szóló 2012.évi I. törvény (a továbbiakban Mt.) szabályozza.”

 A beillesztés célja, hogy az új munkatársnál minél gyorsabban elérjék a kívánt teljesítményt. A teljesítményre nagy hatással lehet a gyors szocializáció, ami a munkavállalóban stabilitást, biztonságérzet alakít ki, így a figyelmét a konkrét feladatra tudja irányítani. A tudatos beillesztés, vagy beillesztési programok alkalmazása nagy felelősséget ró a kollégákra és vezetőkre, de a közvetett területen dolgozóknak is nagy hatása van a sikerre, aminek egyfajta orientációs programként kell működnie. A program összes elemének szolgálnia kell a próbaidős munkavállalók segítségnyújtását, hiszen cél a gyors beilleszkedés és az eredményes termelés.

A kritikus három hónap, úgy a munkavállalónak, mint a munkáltatónak egy nagyon fontos időszak, amit, ha olyan környezet jellemez, ami miatt sok munkavállaló távozott az elmúlt időszakban, legyen az a környezet, a felettes, a munkatársak, a munkafolyamat, a munkaszervezés, a visszajelzés és még sorolhatnánk, akkor nagyon nagy lehet a próbaidős felmondások aránya. Visszatérve az eredeti problémához, a betöltetlen pozícióhoz, ha a távozó munkavállalók visszajelzései gyakori esetben a vállalat, vagy egy adott terület légkörét negatívan jellemzik, akkor ezek a problémák, és negatív érzések a dolgozókban is jelen vannak. Ebben az esetben azok a kollégák igen kis hatékonysággal fognak tudni segíteni, a beillesztésben vagy olyan módon teszik ezt, ami inkább táptalaja lehet a próbaidőn belüli felmondásnak.

Gazdasági hatások

A toborzási terv készítése, figyelembe véve a személyzetbiztosítási politikát, már a kivitelezés előtt komoly erőforrást igényel, mellyel elkezdődik a költségek kalkulálhatósága. Az, hogy a toborzásra mennyit költünk, gyakorlatilag a budget (költségvetés) szab csak határt. A HR eszközök alkalmazása direkt, vagy indirekt kapcsolatban van a fluktuáció csökkentésével, melynek költségei nagyon összetettek, ezért nagyon magasak. Úgy gondolom, egy vállalat munkaerőmozgásának monitorozása rendkívül fontos, hiszen a munkaerő pótlása nagyon költséges. Felsorolva néhány költséget, mely egy önként távozó munkavállaló esetében keletkezhet, világosan rámutat, hogy mennyire összetett lehet ezen költségek meghatározása:

HR költség:

• Exit interjú,
• bérszámfejtés,
• cafeteria.

Vezetői költség:

• Exit interjú, ráhatás mely a maradásra próbálja rábeszélni a munkavállalót.

Távozó munkavállalói költség:

• Felgyülemlett szabadságok kiadása, kiváltása, túlórák, munkavégzés alóli felmentés,
• bónusz és egyéb juttatások kifizetése,
• helyettesítési költség,
• termelés, szolgáltatás, kiszolgálás minőségének csökkenése,
• elvesztett ügyfél (ügyfelek ragaszkodnak a régi kollégához vagy a régi kolléga igyekszik magával vinni a konkurenciához),
• egy távozás magával vihet más kollégákat is, munkakedv, csapat morál romlás.

Új munkaerő költség:

• Közvetlen felettes és kollégák orientációs programok és/vagy kidolgozása,
• HR költség:
  • Toborzás-kiválasztás,
  • interjúztatások,
  • referencia ellenőrzés
  • állományba vétel.
• Vezetői költségek
  • Interjúztatás.
• Bér megállapodás – munkaerőpiaci helyzetre jellemzően álltalában drágábban találni munkavállalót a megüresedett helyre,
• tréning költségek: On The Job Training (munkahelyi képzés).
• Mentorálás,
• beilleszkedés – a kollégák idejét is égeti,
• hatékonyság – amíg eléri a kívánt teljesítményt (mennyiség)

Munkaerő megtartás

A munkaerő megtartás talán egyszerűnek látszik, hiszen nincs más dolga a munkáltatónak, csak olyan körülményt biztosítani a munkavállalónak, ami az elvárásainak megfelel. Legyen a munkahely kulturált és biztonságos, a bérezés kimagasló, az elszámolás igazságos és a juttatás se maradjon el a piaci átlagtól. Lehetőleg legyen oktatás és előrelépési lehetőség, a feladatok és munkakör megfelelően definiált a karrier út átható és kiszámítható.

Természetesen mindezek biztosítása nem csak a költségek miatt nehéz, hanem azért, mert a dolgozók máshogy súlyozzák igényeiket, mindenkinek más a prioritás és bizonyos juttatások hiányát vagy alacsony meglétét másként értékelik. Érdekes példa erre az a tipikus munkavállalói tulajdonság, hogy a juttatások mértékét és azok összértékét hogyan értékelik a dolgozók, miközben a fizetésüket kritizálják. Gyakran nem számolnak a béren kívüli juttatások mértékével, ami egy konkurens fizetés összehasonlításának esetében más összértéket jelent, mint ha csak a bért nézik.

Ha munkaerő megtartásról beszélünk, talán az utolsó utáni pillanat lehet, ha érzékeljük a távozás gondolatának jeleit. Nem a nyilvánvaló jeleket kell keresni, mint az önéletrajz az asztalon, vagy feltűnően elegáns öltözet, hanem apró finom jelzéseket, ami arra utalhat, hogy a munkavállaló 12 hónapon belül felmond, fontos felismerés lehet a kulcsemberek vagy vezetők megtartásának utolsó esélye.

Néhány példa arra, hogy a távozó munkavállalók viselkedése miben különbözhet a felmondása előtti időszakban a korábbihoz képest.

• „munkatermelékenységük a szokásosnál jobban csökken.
• A szokásosnál kevésbé viselkedtek csapatjátékosként.
• A szokásosnál gyakrabban végezik el a minimális mennyiségű munkát.
• A szokásosnál kevésbé érdekeltek abban, hogy menedzserük kedvében járjanak.
• A szokásosnál kevésbé hajlandók elkötelezni magukat a hosszú távú határidők mellett.
• Negatív szemléletváltást mutatnak ki.
• A szokásosnál kevesebb erőfeszítést és munkamotivációt mutatnak.
• A szokásosnál kevesebb figyelmet fordítanak a munkával kapcsolatos ügyekre.
• A szokásosnál gyakrabban fejezik ki elégedetlenségüket jelenlegi munkájukkal kapcsolatban.
• A szokásosnál gyakrabban fejezik ki elégedetlenségüket felettesükkel.
• A szokásosnál gyakrabban távoznak a munkából.
• Elveszítették a lelkesedésüket a szervezet küldetése iránt.
• A szokásosnál kisebb érdeklődést mutatnak az ügyfelekkel való együttműködés iránt

Fontos hangsúlyt kell kapjon a kulcsemberek megtartására való koncentrálás, azonnali beavatkozás, hiszen egy nagyszabású elégedettséget fokozó beavatkozásra ebben az esetben nincs idő.